Interroger les dossiers de son cabinet comptable
Posez vos questions au portefeuille, à la production et aux FEC de vos dossiers clients, et vérifiez chaque réponse.
Un cabinet d'expertise comptable possède déjà presque toutes les réponses à ses questions de pilotage : elles dorment dans le logiciel de production, dans la gestion interne et dans les fichiers des écritures comptables (FEC) de ses clients. Ce site montre quelles questions poser à quelles données du cabinet, comment préparer ces données, et comment vérifier la réponse, que vous la posiez avec un filtre, un tableau croisé ou un assistant d'IA.
Il parle du côté cabinet : portefeuille, production, révision, relation avec les clients.
Les questions qu'un cabinet se pose chaque semaine
Un article de Sage consacré aux tableaux de bord des cabinets liste des questions très concrètes : le dossier est-il à jour ? le collaborateur est-il à jour sur l'ensemble de ses dossiers ? quels dossiers ont des journaux peu ou pas mouvementés depuis plusieurs mois ? quels dossiers ont un compte d'attente non soldé ? combien de déclarations sont en retard ? Ce sont exactement les questions qu'on a envie de poser en français, sans construire un rapport à chaque fois.
| Vous voulez savoir | Données à interroger | Page |
|---|---|---|
| Où en est chaque dossier | Export d'avancement du logiciel de production | Suivi de production |
| Comment se compose votre clientèle | Fichier des dossiers (forme, secteur, clôture, régime de taxe sur la valeur ajoutée) | Portefeuille clients |
| Quels dossiers coûtent plus qu'ils ne rapportent | Temps passés et honoraires facturés | Rentabilité par dossier |
| Ce qu'il manque pour avancer | Opérations bancaires sans justificatif | Pièces manquantes |
| Ce qui reste en suspens | Écritures du compte 471 | Compte d'attente |
| Ce qui tombe dans les 15 prochains jours | Régimes et dates de clôture des dossiers | Échéances déclaratives |
| Si chaque mission a sa lettre | Registre des lettres de mission | Lettres de mission |
| Ce qui cloche dans une comptabilité | FEC du client | Revue analytique du FEC |
| Ce que demandent vos clients, et en combien de temps vous répondez | Registre des demandes | Suivi des demandes clients |
Le FEC, matière première de la révision
Le fichier des écritures comptables a un format fixé par l'article A47 A-1 du livre des procédures fiscales : 18 colonnes dans un ordre précis, de JournalCode à Idevise. Ce format commun, quel que soit le logiciel du client, en fait la meilleure base pour poser les mêmes questions à tous les dossiers : revue analytique, comparaison de deux balances, test de Benford, rapprochement entre chiffre d'affaires et TVA.
Trois règles avant de poser une question
- Partir d'un export daté. Une réponse vaut pour les données du jour de l'export. Notez la date dans le nom du fichier.
- Vérifier sur la donnée. Un total donné par un assistant se recompte avec un filtre ou un tableau croisé sur quelques dossiers avant d'être utilisé.
- Savoir ce qu'on envoie, et à qui. Les FEC et les pièces de vos clients sont des données confidentielles. Avant de les confier à un outil en ligne, vérifiez où il les traite et ce qu'il en garde, et ce que vos obligations professionnelles vous imposent.
Garder les traces
Le Code de commerce (article L123-22) impose aux entreprises de conserver leurs documents comptables et pièces justificatives pendant dix ans. Pour un cabinet, une bonne organisation des fichiers de chaque dossier est donc aussi la condition pour retrouver une pièce par une simple question : voir la GED du cabinet et la durée de conservation des dossiers.
Côté dirigeant, les mêmes méthodes appliquées à sa propre comptabilité sont sur NL-Q Comptabilité.
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Guides
- Analyser le portefeuille clients d'un cabinet comptable
Segmenter les dossiers par secteur, taille, missions et date de clôture, et les questions qui en sortent : méthode, colonnes à préparer, contrôles.
- Comparer la balance N et N-1 dans Excel, compte par compte
Joindre deux balances par numéro de compte avec RECHERCHEX, calculer les écarts, repérer les comptes nouveaux ou disparus et les questions à poser.
- GED de cabinet comptable : classer pour retrouver
Plan de classement par dossier et par exercice, nommage des fichiers, métadonnées utiles : organiser la GED pour retrouver une pièce par une question.
- Lettre de mission : le texte et le contrôle du stock
Ce que l'article 151 du décret du 30/03/2012 demande au contrat avec le client, et comment interroger le registre des lettres de mission du cabinet.
- Rapprocher chiffre d'affaires et TVA déclarée, mois par mois
Comparer le chiffre d'affaires comptabilisé, la TVA collectée et les déclarations de TVA de chaque période : tableau, écarts types et textes lus.
- Relancer les pièces manquantes : la liste par dossier
Sortir la liste des opérations sans justificatif, la classer par montant et ancienneté, et relancer chaque client sur ce qui bloque vraiment.
- Rentabilité par dossier en cabinet comptable : calcul
Croiser temps passés et honoraires facturés pour chaque dossier : données à joindre, calcul pas à pas, pièges des temps non saisis et des extras.
- Revue analytique du FEC : les questions à poser
Variations par compte, numérotation, dates, écritures manuelles, soldes anormaux : les questions à poser au FEC d'un client et comment les vérifier.
- Suivi de production en cabinet comptable : les questions
Dossiers en retard, journaux non mouvementés, collaborateurs surchargés : les questions à poser au suivi de production et les colonnes à exporter.
- Suivre les demandes des clients du cabinet comptable
Classer et mesurer les questions reçues (thèmes, délais, dossiers) et retrouver une réponse déjà donnée : registre, questions à poser, contrôles.
- Suivre les échéances fiscales de tous ses dossiers
Construire l'échéancier déclaratif à partir du régime de TVA et de la clôture de chaque dossier, puis demander ce qui tombe et ce qui est en retard.
Fiches
- Compte d'attente 471 : lister et justifier avant la clôture
Ce que le plan comptable dit du compte 47, et comment lister, dater et regrouper les écritures en attente de chaque dossier pour questionner le client.
- Durée de conservation des dossiers clients du cabinet
Pièces comptables, documents fiscaux, éléments de vigilance antiblanchiment : ce que disent les textes lus, et comment interroger ses archives par date.
Définitions
- Loi de Benford en comptabilité : tester un FEC
Ce que mesure la loi de Benford, comment la tester sur les montants d'un FEC dans un tableur, et pourquoi un écart n'est qu'un indice, jamais une preuve.