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Comparer la balance N et N-1 dans Excel, compte par compte
Joindre deux balances par numéro de compte avec RECHERCHEX, calculer les écarts, repérer les comptes nouveaux ou disparus et les questions à poser.
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Pour comparer deux balances, il faut les joindre par numéro de compte, calculer l'écart, puis regarder aussi les comptes présents d'un seul côté. Dans Excel, la fonction RECHERCHEX fait la jointure en une formule. Le vrai travail est ensuite de trier les écarts pour ne poser au client que les bonnes questions.
Données de clients : secret professionnel. Les balances de vos clients sont couvertes par le secret professionnel. Avant tout essai avec un assistant d'IA : un contrat avec le prestataire qui encadre le traitement des données, les colonnes inutiles retirées, et rien envoyé à un service grand public.
Préparer les deux balances
Exportez la balance de chaque exercice avec au moins trois colonnes : numéro de compte, libellé, solde (ou débit et crédit). Placez-les dans deux onglets nommés « BalanceN » et « BalanceN1 ».
Trois précautions :
- Numéros de compte en texte. Un compte « 401000 » et un compte « 401 » ne se rejoignent pas. Utilisez la même longueur de numéro dans les deux exports.
- Même convention de solde. Soit débit moins crédit partout, soit deux colonnes. Mélanger les deux inverse les signes.
- Même périmètre. Deux balances de clôture, ou deux balances à la même date intermédiaire, jamais une de chaque.
La jointure avec RECHERCHEX
Dans l'onglet BalanceN, colonne D (solde N-1) :
=RECHERCHEX(A2;BalanceN1!A:A;BalanceN1!C:C;0)
D'après la page de support de Microsoft, la syntaxe est RECHERCHEX(valeur_cherchée; tableau_recherche; tableau_renvoyé; [si_non_trouvé]; [mode_correspondance]; [mode_recherche]). Le quatrième argument, si_non_trouvé, remplace l'erreur #N/A : ici, un compte absent en N-1 donne 0. La correspondance exacte est le mode par défaut. La même page indique que RECHERCHEX est disponible dans Excel pour Microsoft 365, Excel 2021 et Excel 2024 ; pour une version plus ancienne, vérifiez sur cette page.
Colonnes suivantes :
- E – Écart :
=C2-D2 - F – Écart en % :
=SI(D2=0;"nouveau";E2/ABS(D2)) - G – Classe :
=GAUCHE(A2;1)(le premier chiffre donne la classe du plan comptable général : 6 pour les charges, 7 pour les produits, etc.)
Les comptes d'un seul côté
La formule ci-dessus ne montre que les comptes de N. Pour les comptes qui ont disparu, faites l'inverse dans l'onglet BalanceN1 :
=RECHERCHEX(A2;BalanceN!A:A;BalanceN!C:C;"absent en N")
Filtrez sur « absent en N ». Un compte disparu peut être un compte soldé, un compte renuméroté (les deux soldes apparaissent alors sous deux numéros différents) ou une erreur d'export.
Trier les écarts
Exemple illustratif :
| Compte | Libellé | Solde N | Solde N-1 | Écart | Écart % |
|---|---|---|---|---|---|
| 6226 | Honoraires | 18 400 | 6 200 | 12 200 | +197 % |
| 6135 | Locations mobilières | 3 100 | 2 950 | 150 | +5 % |
| 6063 | Petit équipement | 9 800 | 0 | 9 800 | nouveau |
Une règle simple : retenir les comptes dont l'écart dépasse à la fois un pourcentage (par exemple 20 %) et un montant (par exemple 2 000 €). Le pourcentage seul remonte des broutilles, le montant seul rate les petits comptes qui doublent.
La question à poser à chaque écart
| Écart | Question au client ou au dossier |
|---|---|
| Honoraires × 3 | Nouveau conseil, contentieux, facture d'un autre exercice ? |
| Compte nouveau en petit équipement | Achats à immobiliser ? Changement d'imputation ? |
| Produits en baisse forte | Perte d'un client, décalage de facturation, coupure d'exercice ? |
Un assistant d'IA qui lit le classeur peut produire cette liste et proposer une question par écart. La question reste à relire : il ne connaît ni le dossier ni le client.
Vérifier
- Le total de la colonne C égale le total de la balance N. Le total de la colonne D, augmenté des soldes des comptes « absent en N », égale le total de la balance N-1.
- Un écart très grand sur un compte de tiers vient souvent d'une convention de signe différente entre les deux exports.
Cette comparaison est la deuxième étape de la revue analytique du FEC. Pour l'import et les formules Excel en général, voir NL-Q Excel.
Questions fréquentes
Quelle formule utiliser pour rapprocher deux balances ?
RECHERCHEX, sur le numéro de compte : =RECHERCHEX(A2;BalanceN1!A:A;BalanceN1!C:C;0). Le quatrième argument renvoie 0 quand le compte n'existait pas l'année précédente.
Comment trouver les comptes qui ont disparu ?
Faites la recherche dans l'autre sens : depuis la balance N-1, cherchez chaque compte dans la balance N. Ceux qui ne sont pas trouvés ont disparu ou ont été renumérotés.
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :