Relancer les pièces manquantes : la liste par dossier

Une pièce manquante, c'est une opération enregistrée (le plus souvent une ligne de relevé bancaire) qui n'a pas de justificatif rattaché. La liste existe donc déjà dans vos données : il suffit de demander les opérations sans pièce, puis de les trier pour que la relance porte sur ce qui compte.

Pourquoi chaque opération doit avoir sa pièce

Le plan comptable général (règlement de l'Autorité des normes comptables, version au 01/01/2026) le dit en deux articles : tout enregistrement précise « les références de la pièce justificative qui l'appuie » (article 1032-1), et chaque écriture s'appuie sur une pièce justificative datée (article 1032-2). Une opération sans pièce n'est donc pas un détail de confort : c'est une écriture qu'on ne peut pas justifier.

La donnée à extraire

Une ligne par opération en attente de justificatif :

Selon votre outil, cette liste se trouve dans l'état des opérations non rapprochées, dans les écritures passées sur un compte d'attente, ou dans un module de collecte. L'important est d'avoir la date et le montant, sans quoi on ne peut ni trier ni relancer utilement.

Les questions à poser

• Pour chaque dossier, combien d'opérations sans pièce et pour quel montant total ?
• Quelles opérations sans pièce dépassent 500 € (seuil à choisir) ?
• Quelles opérations attendent depuis plus de 30 jours ?
• Quels fournisseurs reviennent le plus souvent dans les pièces manquantes ? (Par exemple, un abonnement dont la facture arrive dans une boîte mail que le client ne consulte pas.)
• Quels dossiers ont le plus de pièces manquantes à 30 jours de leur clôture ?

La dernière question donne l'ordre des relances avant les périodes chargées.

Une relance ciblée plutôt qu'une relance générale

Un article du blog de Qonto consacré à la collecte des pièces conseille de donner de la visibilité sur les pièces manquantes pour que le client sache ce qui bloque, de mettre en place des rappels ciblés plutôt que des relances générales perçues comme répétitives, et d'encourager une transmission au fil de l'eau pour éviter l'afflux au moment de la clôture.

Concrètement, la relance d'un dossier contient :

1. la liste des opérations, triée par montant décroissant ;
2. pour chacune : date, libellé tel qu'il apparaît sur le relevé, montant ;
3. le canal unique où déposer les pièces (multiplier les canaux multiplie les oublis, note le même article).

Une question comme « prépare la liste des pièces manquantes du dossier DUP001, triée par montant, avec date et libellé » produit ce tableau en quelques secondes. Relisez-le avant envoi : un assistant peut reformuler un libellé bancaire et le rendre méconnaissable pour le client. Gardez le libellé d'origine.

Les outils de collecte

Des outils automatisent la relance elle-même. Par exemple, la page d'intégration de Relcompta sur le site de Pennylane le présente comme un logiciel en ligne qui automatise la collecte des pièces manquantes pour les cabinets, avec des relances par e-mail, SMS, WhatsApp et portail client, au nom du cabinet, jusqu'à réception des documents. Que vous utilisiez un tel outil ou non, la qualité de la liste de départ reste la vôtre.

Vérifier

• Le total des montants sans pièce doit se retrouver dans l'état de rapprochement ou dans le solde du compte d'attente.
• Une opération déjà justifiée ne doit pas réapparaître : retirez-la dès réception.

Les pièces manquantes finissent souvent en compte d'attente 471, et leur nombre est un bon indicateur du suivi de production.