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Suivi de production en cabinet comptable : les questions
Dossiers en retard, journaux non mouvementés, collaborateurs surchargés : les questions à poser au suivi de production et les colonnes à exporter.
Mis à jour le
Le suivi de production répond à une question simple : chaque dossier avance-t-il au rythme prévu, et qui doit s'en occuper ? Pour y répondre sans ouvrir les dossiers un par un, il faut un export de quelques colonnes pour tout le portefeuille, puis une poignée de questions toujours les mêmes. Cette page donne les deux.
Les questions à poser
Un article de Sage sur les tableaux de bord des cabinets regroupe les indicateurs de production en quelques familles. On peut les reformuler en questions directes :
Avancement
- Quels dossiers ont un journal de banque sans écriture depuis plus de 60 jours ?
- Quels dossiers ont un avancement inférieur à celui de la même période l'an dernier ?
- Quel collaborateur a le plus de dossiers en retard ?
Anomalies
- Quels dossiers ont un compte d'attente non soldé, et pour quel montant ? (voir compte d'attente 471)
- Combien d'écritures attendent une imputation, par dossier ?
- Quels dossiers attendent des pièces du client ? (voir pièces manquantes)
Charge
- Le temps passé sur ce dossier est-il cohérent avec le nombre d'écritures saisies ?
- Quel collaborateur porte plus de dossiers à clôture le même mois que les autres ?
Déclarations
- Combien de déclarations sont en retard, et sur quels dossiers ?
- Quelles télétransmissions sont rejetées ou non envoyées, par dossier et par collaborateur ?
L'export à préparer
Ces questions demandent une table avec une ligne par dossier. Les colonnes utiles :
| Colonne | Exemple | Sert à |
|---|---|---|
| Code dossier | DUP001 | Identifier sans ambiguïté |
| Nom du client | Dupont SARL | Lire la réponse |
| Collaborateur | Claire M. | Répartir |
| Date de clôture | 31/12/2026 | Grouper par échéance |
| Dernière écriture banque | 30/09/2026 | Repérer les retards |
| Dernière écriture achats | 31/08/2026 | Idem |
| Solde du compte d'attente | 1 240,00 | Anomalies |
| Écritures à imputer | 17 | Anomalies |
| Pièces demandées non reçues | 8 | Blocages |
| Temps passé depuis l'ouverture (h) | 22,5 | Charge |
Les valeurs ci-dessus sont des exemples illustratifs. Chaque logiciel de production nomme ces informations à sa façon ; l'essentiel est d'obtenir les mêmes colonnes pour tous les dossiers, à une date connue.
Conseil de préparation : mettez les dates au format date, les montants au format nombre, et un seul collaborateur par ligne. Une colonne « collaborateur » qui contient parfois deux noms fausse tous les comptages.
Trois questions types, et leur vérification
1. « Liste des dossiers dont le journal de banque n'a pas bougé depuis plus de 60 jours, triés par collaborateur. » Vérification : filtrez la colonne « dernière écriture banque » sur une date antérieure à aujourd'hui moins 60 jours, comptez les lignes, comparez au nombre donné.
2. « Nombre de dossiers à clôture au 31/12 par collaborateur, et part de ceux qui ont un compte d'attente non soldé. » Vérification : un tableau croisé avec le collaborateur en ligne, la date de clôture en filtre et le nombre de dossiers en valeur.
3. « Dossiers dont le temps passé dépasse de plus de 30 % celui de l'an dernier à la même date. » Vérification : il faut les deux colonnes de temps dans l'export. Si l'année précédente manque, la réponse est inventée : refusez-la.
Ce que l'IA apporte, et ce qu'elle n'apporte pas
Poser ces questions en français évite de construire un rapport pour chaque besoin et permet d'enchaîner : « et parmi eux, lesquels ont aussi des pièces en attente ? ». En revanche, l'outil ne connaît que les colonnes que vous lui donnez. S'il n'a pas la date de dernière écriture, il ne peut pas savoir qu'un dossier est en retard. Et il ne remplace pas l'appel au client : un journal de banque vide peut aussi signifier un compte clos ou une activité arrêtée, ce que l'article de Sage invite d'ailleurs à expliquer.
Pour aller plus loin
Le même export, complété par la forme juridique, le secteur et les missions, sert aussi à analyser le portefeuille. Ajoutez les honoraires et vous pouvez mesurer la rentabilité par dossier.
Questions fréquentes
Quels indicateurs suivre pour la production d'un cabinet ?
Les plus parlants : la date de dernière écriture par journal, l'avancement comparé à la même période de l'année précédente, les comptes d'attente non soldés, les écritures en attente d'imputation et les déclarations en retard, par dossier et par collaborateur.
Comment repérer un dossier en retard sans ouvrir chaque dossier ?
Exportez pour tous les dossiers la date de la dernière écriture de chaque journal, puis demandez la liste des dossiers dont le journal de banque n'a pas bougé depuis plus de 60 jours (seuil à choisir).
Sources
Pages consultées pour écrire cet article :