Par quels critères segmenter le portefeuille d'un cabinet ?

Le secteur d'activité d'abord, puis la taille de l'entreprise, les missions confiées et le chiffre d'affaires. Pour l'organisation du travail, ajoutez la date de clôture et le régime de TVA.

D'où viennent les données ?

De la fiche de chaque dossier dans votre logiciel de production ou de gestion interne. Un export d'une ligne par dossier suffit.

Analyser le portefeuille clients d'un cabinet comptable

Analyser son portefeuille, c'est décrire sa clientèle avec quelques colonnes, puis poser des questions qui croisent ces colonnes : combien de dossiers par secteur, quelles missions dans quels segments, combien de clôtures le même mois. La donnée existe déjà dans la fiche de chaque dossier ; le travail consiste à l'extraire proprement.

Les critères de segmentation

Un article de Sage sur le pilotage du portefeuille d'un cabinet propose de regrouper les clients par secteur d'activité, puis d'affiner chaque segment par taille de l'entreprise, âge du dirigeant, missions confiées et chiffre d'affaires, et de regarder la rentabilité de chaque segment. Pour l'organisation de la production, deux critères s'y ajoutent naturellement : la date de clôture et le régime de taxe sur la valeur ajoutée (TVA), qui déterminent la charge de travail au fil de l'année.

La table à préparer

Une ligne par dossier, une information par colonne :

Colonne	Valeurs possibles (exemples)
Code dossier	DUP001
Forme juridique	SARL, SAS, EI, SCI, association
Secteur	Code d'activité ou libellé court (restauration, BTP…)
Chiffre d'affaires du dernier exercice	480 000
Date de clôture	31/12, 31/03, 30/06…
Régime de TVA	Franchise, réel simplifié, réel normal
Missions	Tenue, révision, juridique annuel, prévisionnel…
Honoraires annuels	3 600
Collaborateur	Claire M.
Année d'entrée au cabinet	2019

Pour les missions, préférez une colonne par mission (oui / non) à une seule colonne qui les énumère : « tenue, révision, juridique » dans une cellule rend les comptages faux.

Le régime de TVA n'est pas une étiquette commerciale : il découle de règles (seuils de chiffre d'affaires, montant de TVA) détaillées par la fiche « Déclarer et payer la TVA » du site officiel Entreprendre Service public. Mettez-le à jour chaque année, sinon votre échéancier déclaratif sera faux.

Les questions qui en sortent

Composition

Combien de dossiers et quel total d'honoraires par secteur ?
Quelle part du portefeuille est en franchise de TVA, au réel simplifié, au réel normal ?
Combien de dossiers clôturent hors du 31/12, et quels mois ?

Missions

Dans quel secteur la mission « prévisionnel » est-elle la plus fréquente ?
Quels dossiers de plus de 500 000 € de chiffre d'affaires n'ont qu'une mission de tenue ?
Quels dossiers ont une mission « juridique annuel » sans être une société ?

L'article de Sage note qu'une mission réussie chez un client peut être proposée à des clients aux caractéristiques proches : la deuxième famille de questions sert à trouver ces clients.

Répartition du travail

Combien de clôtures au 31/12 par collaborateur ?
Quels collaborateurs portent des dossiers de plus de trois secteurs différents ?

Vérifier les réponses

Le total des comptages doit égaler le nombre de dossiers. Si « dossiers par secteur » totalise 412 alors que vous en avez 430, 18 dossiers n'ont pas de secteur renseigné.
Regardez les valeurs rares. Une forme juridique écrite « Sarl », « SARL » et « S.A.R.L. » donne trois segments au lieu d'un. Uniformisez avant d'interroger.
Distinguez le chiffre d'affaires du client et vos honoraires. Une question ambiguë (« les plus gros dossiers ») doit préciser lequel des deux.

Et ensuite

Le même fichier, complété des temps passés, mène à la rentabilité par dossier. Les dates de clôture et les régimes de TVA alimentent l'échéancier déclaratif.